أصبح من الضروري لكل شركة سواء كانت ناشئة أو كبرى، أن تعتمد على أنظمة المؤسسات الذكية لتنظيم عملياتها الداخلية وتحقيق أعلى مستويات الكفاءة، ومن بين هذه الأنظمة، يظهر سؤال يتكرر كثيرًا: ما هو نظام ERP؟ يشير مصطلح ERP System أو برامج تخطيط الموارد إلى نظام متكامل يُستخدم لإدارة الموارد والعمليات الأساسية في الشركة، بما يشمل إدارة المحاسبة، نظام إدارة المخزون، إدارة المبيعات، الموارد البشرية، والمشتريات، وغيرها من الوظائف الحيوية، وتساعد هذه الأنظمة في توحيد البيانات وتبسيط الإجراءات داخل الشركة، مما يوفر الوقت، يقلل الأخطاء، ويدعم اتخاذ القرارات المبنية على معلومات دقيقة.
وإذا كنت تبحث عن شريك موثوق لتطبيق نظام ERP في مؤسستك، فإن شركة ريد دوم تقدم حلول ERP متكاملة مصممة خصيصًا لتلبية احتياجات الشركات بمختلف أحجامها، مع دعم فني مستمر وخبرة عملية في تحويل البيانات إلى قرارات استراتيجية ناجحة.
ما هو نظام ERP؟
إذا كنت تتساءل ما هو نظام ERP، فهو اختصار لـ Enterprise Resource Planning، ويعرف بالعربية بـ برامج تخطيط الموارد، ويُعد ERP System أداة محورية تساعد المؤسسات على تحسين أدائها من خلال إدارة وأتمتة العمليات الأساسية في الشركة.
يقوم نظام ERP بتوحيد البيانات من مختلف الأقسام داخل المؤسسةمثل المالية، إدارة المخزون، المبيعات، سلسلة التوريد، الموارد البشرية، والتقارير في منصة واحدة مركزية، مما يُمكن من إنشاء مصدر واحد موثوق للمعلومات، هذا التكامل يسهل على الموظفين في جميع المستويات اتخاذ قرارات دقيقة، ويُساهم في تبسيط العمليات وتحسين الكفاءة التشغيلية، وبفضل هذه المزايا أصبحت أنظمة المؤسسات التي تعتمد على ERP جزءًا لا غنى عنه في تطوير الأعمال وتحقيق التحول الرقمي.
شاهد أيضًا: لماذا تحتاج شركتك إلى نظام ERP محاسبي؟
كيف تضيف أنظمة ERP قيمة لفِرق المالية والمحاسبة؟
عند الحديث عن ما هو نظام ERP، فإن أفضل طريقتين لوصف قيمته هما: التنظيم والتنميط، فـ برامج تخطيط الموارد لا تقتصر فقط على أتمتة العمليات، بل تعيد هيكلة المعلومات داخل المؤسسة لتصبح أكثر اتساقًا وكفاءة.
تُعد أنظمة ERP مفيدة بشكل خاص للشركات المتوسطة والصاعدة، بالإضافة إلى المؤسسات الكبيرة، حتى الشركات الصغيرة ومتاجر التجزئة باتت تعتمد على هذه الأنظمة للاستفادة من ميزاتها المتعددة، خصوصًا في مجالات إدارة المحاسبة وإدارة المبيعات ونظام إدارة المخزون.
إليك ثلاث فوائد رئيسية تجعل فرق المالية تستثمر في ERP System:
توحيد البيانات
يعمل نظام ERP على توحيد البيانات من مصادر متعددة في قاعدة واحدة، بحيث يمكن لفِرق المالية، الموارد البشرية، وتقنية المعلومات الوصول إلى معلومات دقيقة دون الحاجة للتنقل بين جداول بيانات متفرقة، كما توفر الأنظمة تقارير لحظية عن الإنفاق، سلسلة التوريد، والإنتاج، ما يضمن أن الجميع في الشركة يعمل بناءً على نفس الأرقام والمعلومات المحدّثة.
تحسين العلاقة مع العملاء
من خلال نظام إدارة المبيعات المدمج داخل نظام ERP، يمكن الاحتفاظ بجميع البيانات الهامة الخاصة بالعملاء، مثل: حجم الشراء، وتاريخ الدفع، وعدد المعاملات الشهرية، وعند تواصل أحد العملاء مع الشركة بشأن فاتورة أو استفسار مالي، يمكن للموظف الوصول بسهولة إلى كافة تفاصيل الحساب، مما يعزز الكفاءة وجودة الخدمة.
طرق بيع أكثر ذكاءً
تساعد أنظمة ERP في مراقبة سلوك العملاء بشكل ذكي، يمكن على سبيل المثال إعداد النظام لتنبيه الفريق عند حدوث تغييرات في عادات الشراء، كالتوقف عن شراء منتج معين أو تراكم الفواتير غير المسددة.
هذه المؤشرات تتيح لفريق المبيعات اتخاذ خطوات استباقية، مثل التواصل مع العميل لفهم احتياجاته أو تقديم تسهيلات في الدفع عند الحاجة.
شاهد أيضًا: نظام محاسبي لشركات المقاولات لإدارة الحسابات والمشاريع Excel VBA
ما الفرق بين نظام ERP وبرامج المحاسبة التقليدية؟
قد تتساءل عند البحث عن حلول لتنظيم الشؤون المالية في شركتك: ما هو الفرق بين نظام ERP وبرامج المحاسبة أو أنظمة إدارة المالية (FMS)؟ هذه التساؤلات شائعة، خاصة وأن العديد من الشركات تستخدم برامج المحاسبة بشكل يومي، بينما تزداد شعبية برامج تخطيط الموارد.
رغم أن نظام ERP يشمل العديد من وظائف إدارة المحاسبة، إلا أنه يختلف عن برامج المحاسبة التقليدية في عدة جوانب محورية، وفيما يلي أهم أربع فروقات جوهرية بينهما:
قبول المدفوعات
في حين أن أنظمة ERP توفر إمكانيات واسعة لأتمتة العمليات الداخلية وربط أقسام المؤسسة المختلفة، إلا أنها غالبًا ما تكون محدودة عندما يتعلق الأمر بقبول المدفوعات الإلكترونية من مصادر متنوعة، فربط المدفوعات من قنوات مثل بطاقات الائتمان، نقاط البيع، أو متاجر التجارة الإلكترونية بالمحاسبة قد يتطلب حلولاً إضافية.
لذلك يُفضل دمج نظام ERP مع أدوات متخصصة في معالجة المدفوعات، للحصول على نظام شامل يُسهل عملية مطابقة المعاملات المالية مع الحسابات، ويقلل من الأخطاء البشرية.
قدرات إدارة المخزون
عند مقارنة برامج المحاسبة مع نظام إدارة المخزون المدمج في أنظمة ERP، يتضح الفرق في العمق والمرونة، فبينما توفر برامج المحاسبة أدوات بسيطة لتتبع المخزون، فإنها لا تغطي الجوانب المعقدة التي تحتاجها الشركات الصناعية أو شركات التوزيع، مثل تتبع حركة المواد الخام، الجرد في الوقت الفعلي، وإدارة المستودعات المتعددة.
بالمقابل، تقدم برامج تخطيط الموارد ERP حلولاً متكاملة لإدارة المخزون، مما يجعلها الاختيار الأمثل للشركات التي تحتاج إلى رؤية شاملة ودقيقة لكل ما يتعلق بالتوريد والتخزين والتوزيع.
تخطيط الإنتاج والتصنيع
من أهم الفروقات بين أنظمة ERP وبرامج المحاسبة أو أنظمة إدارة الشؤون المالية (FMS)، هو ما يتعلق بإدارة العمليات الصناعية، فالشركات العاملة في مجال التصنيع تحتاج إلى أكثر من مجرد تتبع الإيرادات والمصروفات، وهنا يأتي دور نظام ERP الذي يوفر أدوات شاملة لإدارة الإنتاج، تخطيط الموارد، وسلاسل التوريد، إضافة إلى تنظيم الشحن والتوزيع، في المقابل تفتقر برامج المحاسبة التقليدية إلى مثل هذه القدرات، مما يجعلها غير كافية لوحدها في بيئات التصنيع المعقدة.
تكاليف معالجة المدفوعات
بينما يمكن لـ نظام ERP جمع بيانات العملاء وتمريرها إلى جهات خارجية لمعالجة المدفوعات، إلا أنه لا يقدم حلولًا مباشرة لخفض تكاليف معالجة الدفع، بمعنى آخر رغم قدرة النظام على أتمتة جزء من العملية، إلا أن التحكم بالتكاليف المرتبطة بالمدفوعات لا يكون ضمن نطاق قدراته الأساسية.
لذلك ينصح بدمج نظام تخطيط الموارد ERP مع برمجيات متخصصة في قبول المدفوعات – وهي نوع من أنظمة المحاسبة المتقدمة التي تأتي غالبًا مدمجة بقدرات أتمتة الحسابات المدينة.
ما هي أشهر 3 أنظمة ERP؟
عندما نتحدث عن ما هو نظام ERP، فإننا نتحدث عن نظام تخطيط موارد المؤسسات الذي أصبح من الأدوات الأساسية للشركات لتنظيم عملياتها المالية، المخزون، والمبيعات، سوق أنظمة ERP System ضخم، حيث بلغت قيمته حوالي 44 مليار دولار في عام 2020، ومن المتوقع أن يتجاوز 117 مليار دولار بحلول عام 2030.
يوجد اليوم المئات، وربما الآلاف، من برامج تخطيط الموارد المختلفة، لكن هناك بعض أنظمة المؤسسات التي تتميز بقدرتها الكبيرة على دعم فرق إدارة المحاسبة ونظام إدارة المخزون وإدارة المبيعات بشكل فعال.
فيما يلي نظرة على أشهر 3 أنظمة ERP التي تحظى بثقة الشركات والمؤسسات حول العالم:
Oracle NetSuite
تقدم Oracle نظام NetSuite كحل متكامل لإدارة الأعمال عبر السحابة، حيث يساعد المؤسسات على تحسين أدائها من خلال أتمتة العمليات الأساسية وإتاحة رؤية فورية للأداء المالي والتشغيلي، يمكن لتكامل Versapay مع NetSuite تعزيز عمليات إدارة الحسابات المدينة بشكل كبير.
Microsoft Dynamics
يضم Microsoft Dynamics مجموعة من المنتجات، منها Dynamics 365 Business Central الذي يركز على مساعدة الشركات الصغيرة والمتوسطة في إدارة جميع عملياتها من المالية إلى التصنيع والمبيعات والشحن.
كما يقدم Dynamics 365 Finance and Supply Chain Management حلولًا متقدمة لإدارة الطلبات والمخزون واللوجستيات للشركات المتوسطة والكبيرة.
Sage Intacct
يوفر Sage Intacct حلولًا متكاملة تشمل المالية والتخطيط والتحليلات والموارد البشرية والرواتب، مع إمكانية رقمنة العمليات والعلاقات مع العملاء والموردين والموظفين والبنوك.
شاهد أيضًا: دور أنظمة ERP في تحسين كفاءة المحاسبة والإدارة المالية
هل يمكن دمج نظام ERP مع برامج المحاسبة؟
إذا لم تكن قد لاحظت بعد فإن دمج نظام ERP مع برامج إدارة المحاسبة، وخاصة برامج أتمتة حسابات القبض، هو أمر ممكن وضروري للغاية، ويعود السبب في ذلك إلى صعوبة إيجاد نظام ERP يحتوي على جميع الميزات التي يحتاجها فريق المحاسبة الخاص بشركتك بشكل كامل.
لكن هناك العديد من الأسباب المهمة التي تجعل من دمج نظام ERP مع برامج المحاسبة وحلول أتمتة حسابات القبض خطوة لا غنى عنها لأي شركة تسعى لتنظيم المحاسبة وإدارة المخزون والمبيعات بكفاءة عالية، وفيما يلي خمس أسباب رئيسية لهذا التكامل، دون ترتيب معين:
تبسيط عمليات قبول الدفع
عند دمج حلول أتمتة حسابات القبض مع نظام ERP الخاص بشركتك، تخلق منصة موحدة لاستقبال المدفوعات عبر جميع أقسام العمل، يمكنك إرسال الفواتير واستلام المدفوعات ضمن نفس سير العمل، مما يسمح بإدارة العمليات المالية ومراقبتها وتحليلها من مكان واحد فقط.
تحسين التدفق النقدي
من خلال دمج إدارة المحاسبة وخاصة عمليات الدفع، داخل نظام ERP، يمكنك تسريع عملية تحصيل الأموال، وستتمكن من معرفة المدفوعات المستلمة وغير المستلمة بدقة، مما يسمح بمعالجة الدفعات المتأخرة أو الفائتة بشكل أسرع، هذا يؤدي بشكل مباشر إلى تحسين التدفق النقدي لشركتك بسبب استلام الأموال بصورة أسرع.
زيادة مستوى الأمان
تركز حلول أتمتة الدفع المتكاملة مع نظام ERP على ضمان معالجة المدفوعات بطريقة آمنة، مما يقلل من مخاطر الاختراقات الأمنية والاحتيال الإلكتروني دون التضحية بالتحكم في عملياتك، كما أن تقليل التدخل اليدوي في عمليات الدفع يحد من خطر التهديدات الداخلية.
تحسين تجربة العملاء
بجانب تسهيل عمليات الدفع لفريق العمل، تساهم أنظمة ERP وبرامج إدارة المحاسبة المتكاملة في جعل تجربة العملاء أسهل وأكثر سلاسة، فكلما أصبح الدفع أسهل – مثل إمكانية الدفع مباشرة من الفاتورة أو عبر بوابة العملاء – زادت رضا العملاء، وتتم مزامنة هذه المعلومات تلقائياً مع نظام ERP الخاص بشركتك.
توفير الوقت والتكاليف
أتمتة عمليات الدفع عبر دمج برامج إدارة المحاسبة مع نظام ERP تقلل الحاجة إلى التدخل البشري، وبإلغاء إدخال البيانات يدوياً، توفر وقت موظفيك، مما يتيح لهم التركيز على المهام الاستراتيجية ذات الأثر الأكبر، هذا يعزز من معنويات الموظفين ويساعد على الاحتفاظ بهم، فضلاً عن تقليل تكاليف التشغيل المرتبطة بإدارة المدفوعات.
تحديات تنفيذ نظام ERP
رغم القيمة الكبيرة التي يقدمها نظام ERP للشركات، قد تواجه المؤسسات تحديات عند بناء دراسة الجدوى أو أثناء عملية التنفيذ، من المهم التعرف على هذه العقبات المحتملة قبل تبني نظام تخطيط موارد المؤسسات، حتى تتمكن من الاستعداد بشكل جيد وتخفيف المخاوف لدى أصحاب المصلحة، في الوقت نفسه، يجب أن تدرك أن الكثير من هذه التحديات يمكن تجنبها من خلال وضع خطة تفصيلية واختيار مزود نظام ERP المناسب.
عند التحضير لمشروع تنفيذ برامج تخطيط الموارد (ERP System)، احرص على مراعاة هذه النقاط الأساسية:
اعتبارات الميزانية
في الماضي، كانت أنظمة ERP مكلفة جدًا من حيث الشراء والتنفيذ والصيانة، مما جعلها متاحة فقط للشركات الكبيرة، لكن هذا الوضع تغير خلال العقدين الماضيين، حيث أصبحت برامج تخطيط الموارد (ERP System) أكثر توفراً بفضل ظهور حلول SaaS التي تعتمد على الاشتراكات الشهرية، بالإضافة إلى حلول مخصصة للشركات الصغيرة والمتوسطة، يمكن للشركات الآن استخدام أدوات لحساب التوفير المتوقع بعد سنة وثلاث سنوات لتحديد متى ستتفوق العوائد على التكاليف.
تدريب الموظفين
مثل أي تقنية جديدة، يحتاج نظام ERP إلى فترة تعلم، يجب تدريب جميع الموظفين الذين سيستخدمون النظام، ويفضل أن يشمل ذلك معظم أو كل العاملين بالشركة، قد يواجه بعض الموظفين مقاومة في البداية، لكن هذا الشعور سيتلاشى مع إدراكهم للفوائد التي يقدمها النظام في تنظيم إدارة المحاسبة، نظام إدارة المخزون، وإدارة المبيعات، كما أن الأنظمة الحديثة التي تتلقى تحديثات متكررة تكون أكثر سهولة في الاستخدام وتقليل الحاجة للتدريب، مما يزيد من معدل اعتماد النظام داخل المؤسسة.
تحديات تحويل البيانات وترحيلها
عند الانتقال إلى نظام ERP جديد، قد تحتاج إلى تحويل البيانات الحالية لتصبح متوافقة مع المنصة الجديدة، هذا الأمر يمكن أن يؤدي إلى تكاليف غير متوقعة وتأخيرات في الجدول الزمني، لذلك، من الضروري مراجعة قواعد البيانات الخاصة بك مسبقًا، والتعاون مع فريق تقنية المعلومات أو مزود تكامل الأنظمة لتحديد مشكلات التوافق المحتملة، إدخال جهود تحويل البيانات ضمن خطة تنفيذ ERP يُسهم في تقليل المفاجآت.
مقاومة التغيير
قد تبدو خصائص نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP system) معقدة ومربكة في البداية بالنسبة للموظفين، لكن أنظمة ERP الحديثة تركز على تحسين تجربة المستخدم، مما يجعلها أكثر سهولة في التعامل من الأنظمة القديمة، علاوة على ذلك، يمكن تخصيص النظام بحيث يتيح للموظف الوصول فقط إلى الوحدات واللوحات الخاصة بمهامه اليومية مثل إدارة المبيعات أو إدارة المحاسبة، مما يسهل عليهم تقبله، التدريب الجيد والمبكر يمكن أن يخفف من هذا التحدي بشكل كبير.
الحاجة إلى موارد تقنية متخصصة
في السابق كانت صيانة برامج ERP تمثل عبئًا ماليًا كبيرًا، مما منع العديد من الشركات الصغيرة والمتوسطة من اعتمادها، حيث كان يتطلب الأمر توظيف فريق تقني للتعامل مع التحديثات، الأمان، وترقيات النظام، أما اليوم، فمع وجود أنظمة ERP SaaS السحابية، يتولى مزود الخدمة جميع أعمال الصيانة وتحديث النظام تلقائيًا، ويشمل ذلك ضمن رسوم الاشتراك، الشركات التي تقلق من مسألة الصيانة، يجب أن تتأكد من اختيار مزود يقدم نظام ERP سحابي مُدار بالكامل من قبل البائع لضمان راحة البال واستمرارية الأداء.
لا يعالج المشكلات الناتجة عن السياسات والعمليات الخاطئة
على الرغم من أن أنظمة ERP يمكن أن تساهم في تحسين الدقة، إلا أنها ليست حلاً سحريًا لمعالجة العمليات الخاطئة أو السياسات غير الفعالة داخل المؤسسة، فإذا كانت هناك عمليات إدارية أو تشغيلية تتسم بالأخطاء أو عدم الكفاءة، فإن نظام تخطيط موارد المؤسسات لن يصلحها تلقائيًا، ومع ذلك، يمكن أن يساعدك النظام على كشف الثغرات في سير العمل، مما يوفر رؤية أوضح للمشكلات ويساعد في إعادة تصميم العمليات وفقًا لأفضل الممارسات، أما السياسات الداخلية التي تعيق نمو الأعمال، فهي بحاجة إلى مراجعة وتحديث من قبل الإدارة، ليتم بعد ذلك تهيئة نظام ERP لدعم السياسات الجديدة وتحقيق أداء تشغيلي أكثر كفاءة.
لا تعليق